Job Adjoint Assistant Administratif (H/F) in Canada

ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF

Processus de sélection – Recrutement : 26410SRS0320752391JB
Classe d’emploi : 264.10

Un emploi régulier est à pourvoir
(Possibilité de télétravail, mais obligation de se présenter au port d’attache
à raison de deux jours par semaine)

Contexte : Travailler au sein de la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ), c’est évoluer dans un organisme dynamique et en constante évolution qui vous permet de mettre à profit votre expertise dans des projets stimulants pour mieux répondre aux attentes de la clientèle. L’organisation fait de l’expérience employé une priorité et est soucieuse d’offrir un milieu permettant de s’épanouir où la bienveillance est au cœur des pratiques de gestion. Cela se traduit par un fort sentiment de fierté de ses équipes, puisqu’elle fait partie des entreprises québécoises les plus admirées.

La Vice-présidence à l’accès sécuritaire au réseau routier (VPASRR) a pour mandat d’assurer la prestation de services à la clientèle en matière de permis de conduire et d’immatriculation des véhicules et de contribuer à améliorer le bilan routier, en préconisant l’aspect sécuritaire dans toutes ses interventions en matière d’accès au réseau routier. Plusieurs chantiers structurants permettront d’améliorer de façon significative la prestation de services aux clients et de contribuer activement à la vision de l’organisation d’être reconnue comme un assureur public performant et innovant. La VPASRR est divisée en directions régionales, elles sont la porte d’entrée afin d’accompagner les clientèles nécessitant un service en permis et en immatriculation à la SAAQ via chacun de ses centres de services.

Un emploi régulier est à pourvoir au siège social, 333, boulevard Jean-Lesage à Québec. L’entré en fonction est prévu pour mai 2023. La personne titulaire de l’emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction des balises organisationnelles flexibles.

Attributions : Sous l’autorité immédiate de la directrice générale des services clients, la personne titulaire de l’emploi assiste cette dernière, collabore étroitement avec les deux adjointes exécutives ainsi qu’avec les équipes des directions régionales tant au niveau administratif, que dans la réalisation et le suivi des différents mandats et de dossiers.

Ses principales responsabilités consistent à :

• Prendre en charge les demandes adressées à la direction générale, en provenance de la vice-présidence ou de l’organisation;
• Coordonner les demandes des bordereaux de suivi de correspondance (BSC) et des demandes média de la direction générale : établir les priorités, assigner à la bonne unité la prise en charge du dossier, effectuer les liens entre les différents dossiers, de façon à maintenir une cohérence dans le traitement de ceux-ci et une vision commune pour l’ensemble de la direction générale et de la vice-présidence;
• Coordonner les demandes de gestion des ressources humaines, financières, matérielles, contractuelles et informationnelles, soulever les problématiques rencontrées, communiquer avec différents intervenants des secteurs concernés et proposer des solutions appropriées;
• Développer et mettre en place différents outils facilitant la gestion et le suivi des dossiers et priorités de la direction générale;
• Produire divers documents, tels que présentations, rapports, tableaux de bord, graphiques, visant à soutenir les travaux d’analyse de l’équipe de gestion;
• Soutenir le personnel de la direction générale (directrice générale, équipe de gestion et adjointes exécutives) en participant à la réalisation de divers travaux, en intégrant de façon cohérente l’information et en contrôlant la qualité des documents produits;
• Effectuer différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des activités de la direction générale. Par exemple, gérer l’agenda de la directrice générale en conciliant les diverses demandes, planifier et organiser les réunions des comités de gestion et en assurer la logistique, répondre aux appels de façon courtoise, etc.

Échelle de traitement : De 41 055$ et 57 638$*

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur en date du 1er avril 2022